Se ha debatido mucho sobre cómo la automatización puede ayudar a la tecnología en operaciones financieras. De hecho, el 42% de los que respondieron a nuestra encuesta mencionaron que la implementación de tecnologías nuevas o mejoradas para impulsar la eficiencia será una de sus principales prioridades en 2021, lo que significa que se ha corrido la voz: la automatización ha cambiado el juego.
Las soluciones impulsadas por la inteligencia artificial y el machine learning están ayudando a nuestros equipos a ser más productivos y competentes al brindarles la capacidad de centrarse en los factores clave del negocio, en lugar de en tareas rutinarias que tienden a robar cantidades desmedidas de tiempo de sus jornadas de trabajo. Este porcentaje significativo de encuestados que afirman que la implementación de nuevas tecnologías es una prioridad máxima para este año sugiere que llevar a cabo este esfuerzo es crucial, ahora más que nunca.
Es posible que todavía te preguntes si es el momento adecuado para tu organización. Incorporar nueva tecnología en operaciones financieras no es una tarea fácil. ¿Cuáles son algunos de los indicadores clave que podrían ayudarte a determinar cuándo es el momento de priorizar un enfoque colaborativo para incorporar una nueva solución ERP?
A continuación, se muestran algunas formas de determinar si tu solución tecnológica te está frenando:
1. Los datos aún viven en varios lugares aislados, lo que conlleva informes manuales.
A estas alturas ya sabes que existen silos de datos en casi todos los sectores, y es algo que la mayoría de los profesionales financieros saben que debe atenderse. Cuando existen silos de datos, es casi imposible obtener una imagen completa de ninguna situación. La consecuencia de los silos de datos es una falta de conocimiento de los puntos de contacto; a veces, tu equipo también se enfrentará a datos contradictorios cuando se verifiquen de forma cruzada en diferentes fuentes, lo que provocará una incapacidad para confiar en las decisiones y los resultados que se tomen basados en lo que pueden parecer datos poco fiables. Una solución de tecnología en operaciones financieras que puede reunir todos tus datos en un solo sistema para agilizar las operaciones y rastrear la interacción del cliente hace que un proceso simplificado sea una fuente confiable.
2. Careces de indicadores o calificaciones automatizados para ayudar a evaluar el riesgo en los colaboradores, por lo que tienes problemas con las evaluaciones crediticias o con la creación de una estrategia de cobros.
La automatización de la tecnología es un diferenciador frente a los procesos manuales y puede mejorar drásticamente las operaciones, revelando detalles que pueden pasarse por alto en un entorno estático o incluso aislado. La calificación automatizada permite a tu equipo evaluar adecuadamente el riesgo crediticio y de pagos de tus asociados. Tu pila tecnológica en operaciones financieras revelará datos y conocimientos sobre el comportamiento de los pagos, lo que le brindará a tu equipo un flujo de trabajo simplificado que respalda sus tareas diarias. Por ejemplo, el sistema puede automatizar los correos electrónicos a los clientes morosos, puede mejorar la toma de decisiones crediticias y, en algunos casos, proporcionar un portal de pago del cliente, creando la experiencia de servicio que los clientes B2B esperan.
3. Has automatizado algunas decisiones sencillas, pero sin funcionalidades avanzadas no puedes considerar que tu sistema automatizado sea verdaderamente “inteligente”.
Una vez que hayas implementado modelos de calificación automatizados, la siguiente etapa de tu desarrollo de automatización es aprovechar el machine learning. Un sistema impulsado por IA, con algo de programación, aprende de los patrones a medida que se establecen y eventualmente realizará tareas en nombre de tu equipo. Aquí, la IA puede usar modelos algorítmicos construidos a partir de conjuntos de datos históricos y aplicar los modelos a los nuevos conjuntos de datos que se introducen en tu sistema (a través de transacciones o interacciones).
Encuentra una solución configurable que te permita ensamblar componentes juntos (por ejemplo, evaluación crediticia, EIPP-Electronic Invoice Presentment and Payment-, solicitud de efectivo) para adecuarse con la capacidad actual de tu equipo para incorporar nuevas soluciones tecnológicas. Con el tiempo, esa solución configurable puede evolucionar hasta convertirse en una plataforma de crédito a efectivo completamente automatizada, cuando estés listo.
4. Los flujos de trabajo se detienen en la gestión financiera y no están conectados a las cuentas por cobrar o son manejados por el equipo en lugar de por tu solución tecnológica.
A menudo, la integración de una solución de crédito a efectivo completa parece desalentadora y, para algunos, tiene más sentido implementar una parte antes que la otra. Comenzar con un área prioritaria puede ser útil para empezar; sin embargo, con el tiempo, las rentabilidades de una solución completamente conectada son óptimas.
La adopción de una solución totalmente conectada, o una plataforma completa de crédito a efectivo con datos de terceros integrados, se considera un enfoque sólido y de primera línea. Una vez que tengas todos los componentes trabajando juntos, tu sistema puede aprender de todas las acciones e interacciones y luego puede impulsar el flujo de trabajo, desplazándose entre estas aplicaciones, lo que permite una mayor optimización.
Además, la plataforma puede detectar matices. Por ejemplo, registra y reconoce a los clientes con una cierta combinación de calificaciones (basados en datos comerciales globales), recuerda que tienden a pagar dentro de un cierto período de tiempo y luego, en base a una hipótesis derivada de estos indicadores, ubica a esos clientes dentro de una estrategia de pagos recomendada. Además, a medida que estos indicadores actualizados periódicamente continúen verificando la hipótesis, o a medida que la cambien, el sistema asimilará la información y la utilizará para ajustar el resultado sugerido anteriormente, lo que dará como resultado un flujo de trabajo continuamente optimizado.
5. Los medios de pago no están integrados y los pagos de los clientes aún se procesan manualmente.
Desafortunadamente, la costumbre de la facturación manual y en papel no solo está desactualizada, también es probable que le cueste a tu negocio más de lo que crees. Además, la probabilidad de inexactitudes es mayor porque los procesos manuales son propensos a la entrada de datos inexactos, la duplicación de entradas o los recargos, lo que podría afectar no solo a tu relación con los clientes, sino también al inventario o las cifras de ventas, así como las ganancias y pérdidas notificadas. El aumento en la productividad obtenido al implementar un EIPP –Electronic Invoice Presentment and Payment– puede ahorrarles a las empresas miles de dólares anualmente al calcular las remuneraciones que se pagan por hora.
Ofrecer el pago de facturas en línea también facilita que tus clientes te paguen y les brinda los estados de su cuenta actualizados, así como la capacidad de rastrear pedidos, administrar su perfil y comunicarse con tu empresa. Esto mejora la experiencia del cliente y puede mejorar en gran medida la capacidad de los clientes para realizar pagos en plazo, solicitar documentos y extractos y resolver problemas con mayor rapidez.
6. Se subcontrata parte de tu trabajo.
Es más costoso subcontratar. Además de eso, tu equipo tendrá menos control y responsabilidad. A menudo, las organizaciones dependen de la subcontratación porque las tareas manuales dificultan la capacidad del equipo para concentrarse en iniciativas estratégicas. Con el advenimiento de la automatización, que ha mejorado enormemente con la inteligencia impulsada por la IA, casi hemos eliminado la necesidad de enviar este trabajo al exterior, recuperando así el control completo y la responsabilidad del proceso internamente al tiempo que brindamos la oportunidad a nuestro equipo de concentrarse en proyectos, atención al cliente y otros factores clave para el negocio.
7. Los procesos de cuentas por cobrar se dilatan y el número de facturas con 90 días de retraso se vuelve difícil de administrar.
Si tu equipo agrupa informes de retrasos y clasifica por días de vencimiento (DPD), es muy probable que el flujo de caja esté afectando los cobros y obstaculizando la previsión. El uso de la tecnología en operaciones financieras que genera automáticamente estos informes puede ayudar rápidamente a resolver este proceso y aumentar la eficiencia. La segmentación de cuentas por riesgo, no solo en función de la factura actual, sino también teniendo en cuenta el rendimiento histórico y el comportamiento de pago con otras empresas, puede ayudar en gran medida a priorizar las cuentas de alto riesgo y reducir los días de retraso (DPD).
Si bien los informes crediticios de agencias como Dun & Bradstreet son beneficiosos y durante mucho tiempo se han considerado una práctica recomendada, cuando sea posible, busca una solución de crédito a efectivo que tenga inteligencia crediticia incorporada. La combinación de datos de terceros junto con tus datos internos crea la visión más sólida sobre qué esperar de tu cliente para las evaluaciones de riesgo más precisas. ¿Están pagando a otros a tiempo y no a ti? Quizás tu cliente haya incumplido varias cuentas. Tener conocimientos sobre las jerarquías corporativas y otras calificaciones puede ayudar a brindar una visión más integral que le brinde a tu equipo de finanzas la oportunidad de tener una conversación más significativa y productiva con tu cliente.
Además, una solución de crédito a efectivo con datos globales integrados permite el monitoreo de la cuenta en tiempo real y puede proporcionar expectativas actualizadas para el desempeño de tus cuentas por cobrar. Este tipo de solución permite la evaluación comparativa con otros del sector para ayudarte a obtener visibilidad del comportamiento de pago de un cliente en otros lugares y usar esa información para considerar si deseas extenderle el crédito u ofrecer servicios adicionales.
8. Tu equipo de cobros pasa más tiempo buscando información que hablando con los clientes.
El envejecimiento de cuentas por cobrar puede afectar el flujo de caja. Cuando rastrear la información más actualizada requiere más tiempo del día de tu equipo que su capacidad para conectarse realmente con los clientes, esto definitivamente es una señal de que se necesita nueva tecnología para remediar la situación. A menudo, las cuentas antiguas requieren conexión y relación para resolverse y, como todos sabemos, las relaciones no pueden apresurarse y las circunstancias atenuantes, especialmente durante tiempos de crisis, como una pandemia, son comprensibles. Comprender la gravedad de la situación no siempre se puede lograr sin una conversación.
Por lo tanto, tener datos sólidos que muestren tendencias a lo largo del tiempo, recopilen y generen calificaciones y utilicen la inteligencia artificial para desarrollar una estrategia de cobros es parte integral del desarrollo de un sistema que fortalece y permite a tu equipo trabajar directamente con los clientes que pueden requerir atención adicional de vez en cuando.
Artículo original de Dun & Bradstree.